PERENCANAAN SDM

PERENCANAAN SDM

A.      Pengantar

Setiap organisasi tentunya mengharapkan SDM yang dimilikinya memberi hasil yang sangat memuaskan. Hal tersebut tentunya dapat terjadi jika ditunjang oleh perencanaan SDM. Perencanaan SDM bagi organisasi tentunya sangat penting dan strategis, terutama dalam merancang bagaimana organisasi ada pada saat ini serta dimasa akan datang. Perencanaan SDM berhubungan dengan ketersediaan SDM baik secara kualitas maupun kuantitas. Untuk menciptakan kualitas kerja yang sesuai dengan target, maka perlu kiranya membuat perencanaan tersebut, agar setiap pekerjaan terlaksana sesuai dengan perencanaan tersebut.

B.      Pengertian Perencanaan SDM

1.       Perencanaan

Sebelum kita mengupas lebih jauh mengenai defenisi perencanaan SDM, maka akan lebih baik jika kita mengakasi terlebih dahulu mengenai perencanaan. Banyak ahli telah menjelaskan pengertian mengenai perencanaan. Joel G. Seigel dan Jae K. Shim menyatakan perencanaan merupakan pemilihan tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta mendesain taktik  serta strategi untuk pencapaian tujuan tersebut.   Robinsons dan Coutler (1999), perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan penentuan sasaran atau tujuan kegiatan, menyusun strategi menyeluruh untuk mencapai sasaran yang ditetapkan, dan mengembangkan struktur rencana secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan.

Suatu rencana yang baik tentunya lebih memudahkan pada proses pencapaian tujuan. Dalam fungsi manajemen perencanaan diposisikan pertama. Hal ini berarti bahwa perencanaan sebagai langkah awal atau pondasi dari sebuah proses pencapaian tujuan. Sehingga jika perencanaan tidak baik maka hasil juga akan tidak baik. Oleh karena itu perencanaan menjadi strategis dan menjadi factor penentu produktivitas organisasi.  Dalam membuat sebuah perencanaan perlu memperhatikan hal-hal yang menjadi perencaan yang baik sebagai berikut:

• 1.       Rencana harus mempermudah seluruh usaha untuk pencapaian tujuan,
• 2.       Penyusunan rencana haruslah dilakukan oleh tenaga professional, tidak dilakukan oleh seluruh anggota organisasi,
• 3.       Perencanaan disusun secara umum,
• 4.       Perencanaan disusun secara pasti dan memiliki nilai keharusan,
• 5.       Perencanaan harus ideal, rasional, serta mudah dipahami.

Dalam penyusunan perencanaan ada 4 elemen dasar rencana dalam fungsi perencanaan, yaitu tujuan, tindakan, sumber daya, serta implementasi. Berikut bagan dalam langkah pokok perencanaan.

Berdasarkan konsep yang telah teruraikan, maka dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu aktivitas memikirkan dan memutuskan apa yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang, apa tujuannnya, siapa dan bagaimana melakukannya.

2.       Perencanaan SDM

Secara umum perencanaan SDM mengacu pada usaha organisasi mengidentifikasi implikasi SDM pada perubahan organisasi. Berikut pengertian perencanaan SDM menurut beberapa ahli:

·         Sikula (2001), Perencanaan SDM merupakan suatu proses dalam menentukan kebutuhan pegawai dan mensinkronisasi kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya terintegrasi dengan rencana organisasi.

·         Alwi (2001), Perencanaan SDM adalah perencanaan yang disususn pada tingkat operasional serta diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan.

·         Bohlader et al. (2002), Perencanaan SDM merupakan proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus pegawai kedalam, didalam, dan keluar organisasi.

·         Handoko (2008), Perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan untuk melakukan antisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu yang akan datang, untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan  oleh kondisi-kondisi tersebut.

·         Rivai dan Sagala (2009), Perencanaan SDM merupakan langkah-langkag tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa dalam organisasi tersedia SDM yang tepat untuk menduduki jabatan atau kedudukan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula.

Dari pengertian perencanaan SDM yang teruai diatas, dapat dikatakan bahwa secara teoritis perencanaan SDM merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam penekanan sumber daya manusia melaui tahap-tahapan yang telah tersusun. Tahahapan yang dimaksud dapat berupa analisis pekerjaan, rekrutmen serta seleksi yang dapat digunakan untuk mengantisipasi atau meminimalisir kekeliruan dalam pelaksanan pekerjaan.

Perencanaan SDM yang baik adalah perencanaan yang memiliki konsep dan dapat dijadikan pijakan dalam pembuatan serta pengambilan keputusan. Memberikan pedoman mengenai persyaratan dalam pengadaaan dan pengembangan SDM yang seharusnya dipekerjakan dilingkungan sebuah organisasi. (Nawawi:2005). Berikut ikhtisar proses perencanaan SDM.

C.      Bentuk Perencanaan SDM

Secara umum ada 3 bentuk perencanaan SDM yang dibuat perusahaan, yaitu:

1.       Kuantitatif,

2.       Kualitatif, dan

3.       Gabungan kualitatif dan kuantitatif.

Perencanaan kuantitatif adalah prediksi mengenai jumlah SDM yang yang dibutuhkan, sedangkan perencanaan kualitatif adalah prediksi kualifikasi/persyaratan SDM yang relevan dengan jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya pada masa depan.  Sedangkan gabungan antara kualitatif dan kuantitatif adalah prediksi yang mengahsilkan sebuah konsep perencanaan yang memiliki nilai tambah dan bernilai strategis. Bentuk perencanaan SDM ini diharapkan memudahkan dalam mengklasifikasikan maksud serta tujuan organisasi dalam tahapan waktu yang diperlukan baik secara jangka panjang maupun jangka pendek.

D.      Tujuan dan Manfaat Perencanaan SDM

Secara sistematis tujuan diadakannya perencanaan SDM adalah untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan mengenai SDM yang ada dan dibutuhkan oleh organisasi. Tujuan perencanaan tentunya terpaku pada keadaan sebuah organisasi, artinya perencanaan mengarah pada pertimbanagan dalam perencanaan tersebut. Berikut pertimbangan dalam perencanaan SDM.

·         Perubahan kebijakan, perubahan kebijakan pegawai perlu untuk dipertimbangkan, seperti kegiatan promosi, rotasi, pension atau pemberhentian.

·         Perubahan waktu, organisasi didorong untuk melaksanakan efesiensi, baik baik penggunaan dana maupun waktu. Maka karena itu perubahan waktu terkait dengan perencanaan SDMperlu mendapatkan pertimbangan yang matang.

·         Perubhan kinerja dan produktivitas kerja, organisasi pasti mendorong pegawai untuk memiliki kinerja dan produktivitas kerja yang tinggi sehingga pertimbangan akan kinerja dan produktivitas kerja menjadi penting untuk diperhitingkan organisasi.

·         Perubahan teknologi, perubahan teknologi menandai perkembangan jaman. Hal ini tentunya dapat berdampak pada organisasi sehingga harus diperhitungkan dalam perencanaan SDM.

Tujuan perencanaan SDM menurut Rivai dan Sagala, terdiri dari sejumlah hal penting yaitu:

      Untuk menentukan kualitas dan kuantitas pegawai yang akan mengisi semua jabatan yang ada didalam organisasi/perusahaan.

      Menjamin tersedianya pegawai masa kini maupun masa depan, sehingga pekerjaan ada yang mengerjakannya.

      Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

      Mempermudah koordinasi, integrasi, dan singkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

      Menghindari kekurangan dan kelebihan pegawai.

      Menjadi pedoman dalam menetapkan program rekrutmen, seleksi, pengembangan, kompetensi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian pegawai.

      Sebagai pedoman dalam melakukan mutasi (vertical atau horizontal) dan pension pegawai.

      Menjadi dasar dalam melakukan penilaian pegawai.

Menurut Rivai (2004), terdapat manfaat baik secara langsug maupun tidak secara langsung dalam perencanaan SDM sebagai berikut:

      Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang ada didalam organisasi tersebut dengan lebih baik.

      Meningkatkan efektivitas kerja karena SDM yang dimiliki organisasi sudah sesuai kebutuhan organisasi.

      Menjadi dasar dalam penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi.

E.      Ruang Lingkup Perencanaan SDM

Ruang lingkup perencanaan SDM pada intinya merupakan gambaran kebutuhan unit kerja, yang selanjutnya diorganisasi pada level yang lebih tinggi, yaitu keputusan manajemen. Pemahaman ini menggambarkan bahwa ruang lingkup perencanaan SDM meliputi:

·         Organisasi, perencanaan SDM pada level organisasi menggambarkan kebutuhan organisasi akan SDM secara keseluruhan. Kebutuhan ini baik dalam level pegawai manajerial maupun pegawai operasional. Perencanaan SDM dalam level ini juga diselaraskan dengan visi, misis, dan strategi organisasi yang ada.

·         Departemen/Unit Kerja, Perencanaan SDM pada tahapan ini menggambarkan kebutuhan SDM departemen atau unit kerja yang ada dalam organisasi. Kebutuhan ini diselaraskan dengan tujuan dan lingkup pekerjaan yang ada didepartemen maupun unit kerja.

·         Tim Kerja, Perencanaan SDM pada level ini, didasarkan atas kebutuhan untuk membentuk dan mengoptimalkan tim kerja dalam rangka menunjang kinerja organisasi. Pada level ini diatur kebutuhan SDM dalam level yang lebih teknis.

·         Individu, perencanaan SDM pada level individu menggambarkan kebutuhan organisasi akan individu pegawai yang disertai dengan deskripsi jabatan yang akan diemban oleh pegawai tersebut.

Pentingnya perencanaan SDM dapat ditinjau dari kepentingan individu, organisasi, Negara, serta kepentingan perencanaan, Wahyudi (2001).

F.      Proses Perencanaan SDM

Perencanaan SDM tentunya diharapkan dapat menjadi media pencapaian tujuan organisasi. Sehingga perencanaan SDM harus memiliki langkah taktis yang ampuh menjawab tantangan organisasi. Berikut fase sebagai proses prencanaan SDM:

·         Mengentifikasi isu bisnis yang utama

·         Menentukan implikasi SDM

·         Mengembangkan tujuan dan sasaran SDM

·         Merancang dan melaksanakan kebijakan, program, serta praktik SDM

·         Mengevaluasi, merevisi, dan memfokuskan kembali

G.       Tantangan dan Hambatan Implementasi Perencanaan SDM

Semakin besar suatu organisasi akan semakin  kompleks permasalahan perencanaan SDM yang akan dihadapi. Untuk itu, dibutuhkan koordinasi yang kuat antara lini organisasi untuk memberikan masukan yang komprehentiff tentang berbagai program kerja dan agenda yang akan dilakukan oleh organisasi sehingga perkiraan kebutuhan SDM terjawab dengan baik. Oleh sebab itu, terdapat berbagai tantangan dan hambatan dalam perencanaan SDM. Tantangan dan hambatan antara lain:

·         Tujuan yang kurang focus, penetapan tujuan yang jelas dan terukur menjadi masalah utama yang akan dihadapi dalam melakukan perencanaan SDM. tujuan yang dikemukakan secara kualitatif seperti pencapaian laba sebesar-besarnya akan membuat kebingungan diantara semua anggota organisasi karena tidak memiliki target yang pasti.

·         Faktor lingkungan, perubahan factor lingkungan yang sangat cepat dan kompleks dewasa ini berakibat pada perencanaan SDM yang semakin sulit.

·         Dukungan terhadap strategi organisasi, penyusunan berbagai strartegi perencanaan SDM untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis merupakan tantangan mengingat:

ü  Manajemen puncak tidak selalu mampu mengucapkan secara jernih tentang apa strategi bisnis perusahaan,

ü  Kemungkinan ketidak pastian atau ketidak setujuan mengenai berbagai kebijakan strategi SDM yang harus dilakukan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. Dengan kata lain, tidak pernah terlihat bagaimana strategi SDM bakal memberikan andil bagi pencapaian tujuan organisasi,

ü  Berbagai perusahaan besar kemungkinan besar memiliki variasi strategi bisnis. Idealnya, setiap unit hendaknya mampu memformulasikan strategi perencanaan SDM yang selaras dengan strategi bisnis.

·         Persaingan yang semakin ketat, dalam dunia bisnis barang dan jasa terdapat persaingan yang sangat tinggi. Kondisi seperti ni tentunya dapat menjadi hambatan dalam perencanaan SDM.

·         Kecendrungan organisasi untuk bertahan, beberapa manager mencurahkan sebagian besar perhatian mereka pada masalah-masalah yang mendesak untuk diselesaikan. Kondisi seperti ini membuat para manager tidak mempunyai waktu untuk memfokuskan diri pada pengembangan strategi jangka panjang dan masuk pada lingkaran rutinitas dapat bertahan dalam persaingan.

·         Komitmen yang kurang, banyak program SDM mengalami kegagalan. Hal ini disebabkan oleh manager lini tida dilibatkan dalam perencanaan.

·         Peramalan yang kurang baik, peramalan akan situasi kedepan menjai hambatan dan tantangan tersendiri. Kesalahan prediksi situasi kedepan yang menjadi dasar perencanaan SDM pasti akan mengahasilkan kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi.

·         Konflik internal organasasi, konflik yang terjadi dalam internal organisasi tentunya akan menjadi penghambat dari perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik tentunya melibatkan berbagai elemen yang hadir didalam organisasi, hal ini tidak akan maksimal jika terjadi konflik dalam internal organisasi.

H.       Evaluasi Perencanaan SDM

Salah satu tujuan dalam mengevaluasi perencanaan SDM adalah termasuk untuk menganalisis pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh pekerja yang bersangktan. Dengan tujuan ini agar pekerjaan yang dilaksanakan menjadi terukur dan terkejakan secara sistematis

Sehingga perlu bagi kita megetahui apa poin yang menjadi pertanyaan dalam analisis pekerjaan. Tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan jawabanatas enam pertanyaan penting .

·         Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?

·         Kapan pekerjaan tersebut diselsesaikan?

·         Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan?

·         Bagaiamana karyawan melaksanakan pekerjaanya?

·         Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekrjaan tersebut?

Dalam melakukan evaluasi SDM maka perlu di terapkan beberapa metode yang dianggap mampu menjawab evaluasi tersebut. Secara umum ada 4 (empat) bentuk metode evaluasi tersebut adalah,

·         interview. Interview merupakan pengajuan pertanyaan kepada para karyawan dari setiap bagian yang menjadi ruang lingkup pekerjaanya untuk diketahui bagaimana kondisi dan situasi yang terjadi.

·         Observasi. Observasi adalah tinjauan langsung ke lapangan dengan melihat realita kondisi dilapangan.

·         Penyebaran kuesioner. Penyebaran kuesioneradalah dalam bentuk beberapa pertanyaan yang diajukandenagn berbagi pilihan jawaban dan selanjutnya diolah dengan mempergunakan alat bantu analisis statistic seperti SPSS.Lisrel, dan lain sebagainya

·         Laporan perperiode. Laporan perperiode bisa dalam bentuk catatan harian, mingguan, bulanan, kwartal, semesteran hingga tahunan. Catatan laporan tersebut selanjutnya dievaluasi dan di pahami secara sistematis.

referensi:

·         Manajemen Sumber Daya Manusia, Irham Fahmi, Alfabeta 2016

·         Manajemen Sumber Daya Manusia, Prof. Dr. Lijan Poltak S, Bumi Aksara 2016

·         Perencanaan & Pengembangan SDM, Donni Juni Priansa, Alfabeta, 2014