PERENCANAAN SDM
A.
Pengantar
Setiap organisasi tentunya mengharapkan
SDM yang dimilikinya memberi hasil yang sangat memuaskan. Hal tersebut tentunya
dapat terjadi jika ditunjang oleh perencanaan SDM. Perencanaan SDM bagi
organisasi tentunya sangat penting dan strategis, terutama dalam merancang
bagaimana organisasi ada pada saat ini serta dimasa akan datang. Perencanaan
SDM berhubungan dengan ketersediaan SDM baik secara kualitas maupun kuantitas.
Untuk menciptakan kualitas kerja yang sesuai dengan target, maka perlu kiranya
membuat perencanaan tersebut, agar setiap pekerjaan terlaksana sesuai dengan
perencanaan tersebut.
B.
Pengertian
Perencanaan SDM
1.
Perencanaan
Sebelum kita mengupas lebih jauh mengenai defenisi perencanaan SDM,
maka akan lebih baik jika kita mengakasi terlebih dahulu mengenai perencanaan.
Banyak ahli telah menjelaskan pengertian mengenai perencanaan. Joel G.
Seigel dan Jae K. Shim menyatakan perencanaan merupakan pemilihan tujuan
jangka pendek dan jangka panjang serta mendesain taktik serta strategi untuk pencapaian tujuan tersebut. Robinsons
dan Coutler (1999), perencanaan adalah suatu proses yang melibatkan
penentuan sasaran atau tujuan kegiatan, menyusun strategi menyeluruh untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan, dan mengembangkan struktur rencana secara
menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan.
Suatu rencana yang baik tentunya lebih memudahkan pada proses
pencapaian tujuan. Dalam fungsi manajemen perencanaan diposisikan pertama. Hal
ini berarti bahwa perencanaan sebagai langkah awal atau pondasi dari sebuah
proses pencapaian tujuan. Sehingga jika perencanaan tidak baik maka hasil juga
akan tidak baik. Oleh karena itu perencanaan menjadi strategis dan menjadi
factor penentu produktivitas organisasi. Dalam membuat sebuah perencanaan perlu memperhatikan
hal-hal yang menjadi perencaan yang baik sebagai berikut:
- 1. Rencana harus mempermudah seluruh usaha untuk pencapaian tujuan,
- 2. Penyusunan rencana haruslah dilakukan oleh tenaga professional, tidak dilakukan oleh seluruh anggota organisasi,
- 3. Perencanaan disusun secara umum,
- 4. Perencanaan disusun secara pasti dan memiliki nilai keharusan,
- 5. Perencanaan harus ideal, rasional, serta mudah dipahami.
Dalam penyusunan perencanaan ada 4 elemen dasar rencana dalam fungsi
perencanaan, yaitu tujuan, tindakan, sumber daya, serta implementasi. Berikut
bagan dalam langkah pokok perencanaan.
Berdasarkan konsep yang telah teruraikan, maka dapat disimpulkan bahwa
perencanaan adalah suatu aktivitas memikirkan dan memutuskan apa yang akan
dilakukan pada waktu yang akan datang, apa tujuannnya, siapa dan bagaimana
melakukannya.
2.
Perencanaan SDM
Secara umum perencanaan SDM mengacu pada usaha organisasi
mengidentifikasi implikasi SDM pada perubahan organisasi. Berikut pengertian
perencanaan SDM menurut beberapa ahli:
·
Sikula (2001), Perencanaan
SDM merupakan suatu proses dalam menentukan kebutuhan pegawai dan
mensinkronisasi kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya terintegrasi dengan
rencana organisasi.
·
Alwi (2001), Perencanaan
SDM adalah perencanaan yang disususn pada tingkat operasional serta diajukan
untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
·
Bohlader et al. (2002),
Perencanaan SDM merupakan proses mengantisipasi dan membuat ketentuan
(persyaratan) untuk mengatur arus pegawai kedalam, didalam, dan keluar
organisasi.
·
Handoko (2008), Perencanaan
SDM merupakan serangkaian kegiatan untuk melakukan antisipasi
permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu yang akan
datang, untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
·
Rivai dan Sagala (2009),
Perencanaan SDM merupakan langkah-langkag tertentu yang diambil oleh manajemen
guna menjamin bahwa dalam organisasi tersedia SDM yang tepat untuk menduduki
jabatan atau kedudukan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula.
Dari pengertian perencanaan SDM yang teruai diatas, dapat dikatakan
bahwa secara teoritis perencanaan SDM merupakan suatu kegiatan yang dilakukan
oleh organisasi dalam penekanan sumber daya manusia melaui tahap-tahapan yang telah
tersusun. Tahahapan yang dimaksud dapat berupa analisis pekerjaan, rekrutmen
serta seleksi yang dapat digunakan untuk mengantisipasi atau meminimalisir
kekeliruan dalam pelaksanan pekerjaan.
Perencanaan SDM yang baik adalah perencanaan yang memiliki konsep dan
dapat dijadikan pijakan dalam pembuatan serta pengambilan keputusan. Memberikan
pedoman mengenai persyaratan dalam pengadaaan dan pengembangan SDM yang
seharusnya dipekerjakan dilingkungan sebuah organisasi. (Nawawi:2005). Berikut
ikhtisar proses perencanaan SDM.
C.
Bentuk Perencanaan
SDM
Secara umum ada 3 bentuk
perencanaan SDM yang dibuat perusahaan, yaitu:
1. Kuantitatif,
2. Kualitatif, dan
3. Gabungan kualitatif dan kuantitatif.
Perencanaan kuantitatif adalah
prediksi mengenai jumlah SDM yang yang dibutuhkan, sedangkan perencanaan
kualitatif adalah prediksi kualifikasi/persyaratan SDM yang relevan dengan
jabatan/pekerjaan yang membutuhkannya pada masa depan. Sedangkan gabungan antara kualitatif dan
kuantitatif adalah prediksi yang mengahsilkan sebuah konsep perencanaan yang
memiliki nilai tambah dan bernilai strategis. Bentuk perencanaan SDM ini
diharapkan memudahkan dalam mengklasifikasikan maksud serta tujuan organisasi
dalam tahapan waktu yang diperlukan baik secara jangka panjang maupun jangka
pendek.
D.
Tujuan dan Manfaat
Perencanaan SDM
Secara sistematis tujuan diadakannya perencanaan SDM adalah untuk
membantu manajemen dalam pengambilan keputusan mengenai SDM yang ada dan dibutuhkan
oleh organisasi. Tujuan perencanaan tentunya terpaku pada keadaan sebuah
organisasi, artinya perencanaan mengarah pada pertimbanagan dalam perencanaan
tersebut. Berikut pertimbangan dalam perencanaan SDM.
·
Perubahan kebijakan,
perubahan kebijakan pegawai perlu untuk dipertimbangkan, seperti kegiatan
promosi, rotasi, pension atau pemberhentian.
·
Perubahan waktu, organisasi
didorong untuk melaksanakan efesiensi, baik baik penggunaan dana maupun waktu.
Maka karena itu perubahan waktu terkait dengan perencanaan SDMperlu mendapatkan
pertimbangan yang matang.
·
Perubhan kinerja dan
produktivitas kerja, organisasi pasti mendorong pegawai untuk memiliki kinerja
dan produktivitas kerja yang tinggi sehingga pertimbangan akan kinerja dan
produktivitas kerja menjadi penting untuk diperhitingkan organisasi.
·
Perubahan teknologi, perubahan
teknologi menandai perkembangan jaman. Hal ini tentunya dapat berdampak pada
organisasi sehingga harus diperhitungkan dalam perencanaan SDM.
Tujuan perencanaan SDM menurut Rivai dan Sagala, terdiri dari sejumlah
hal penting yaitu:
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
Menurut Rivai (2004), terdapat
manfaat baik secara langsug maupun tidak secara langsung dalam perencanaan SDM
sebagai berikut:
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
![*](file:///C:/Users/ILHAM/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.gif)
E.
Ruang Lingkup
Perencanaan SDM
Ruang lingkup perencanaan SDM pada intinya merupakan gambaran kebutuhan
unit kerja, yang selanjutnya diorganisasi pada level yang lebih tinggi, yaitu
keputusan manajemen. Pemahaman ini menggambarkan bahwa ruang lingkup
perencanaan SDM meliputi:
·
Organisasi, perencanaan SDM pada level organisasi menggambarkan kebutuhan
organisasi akan SDM secara keseluruhan. Kebutuhan ini baik dalam level pegawai
manajerial maupun pegawai operasional. Perencanaan SDM dalam level ini juga
diselaraskan dengan visi, misis, dan strategi organisasi yang ada.
·
Departemen/Unit Kerja, Perencanaan SDM pada tahapan ini menggambarkan
kebutuhan SDM departemen atau unit kerja yang ada dalam organisasi. Kebutuhan
ini diselaraskan dengan tujuan dan lingkup pekerjaan yang ada didepartemen
maupun unit kerja.
·
Tim Kerja, Perencanaan SDM pada level ini, didasarkan atas kebutuhan
untuk membentuk dan mengoptimalkan tim kerja dalam rangka menunjang kinerja
organisasi. Pada level ini diatur kebutuhan SDM dalam level yang lebih teknis.
·
Individu, perencanaan SDM pada level individu menggambarkan kebutuhan
organisasi akan individu pegawai yang disertai dengan deskripsi jabatan yang
akan diemban oleh pegawai tersebut.
Pentingnya perencanaan SDM dapat ditinjau dari kepentingan individu,
organisasi, Negara, serta kepentingan perencanaan, Wahyudi (2001).
F.
Proses Perencanaan
SDM
Perencanaan SDM tentunya diharapkan dapat menjadi media pencapaian tujuan
organisasi. Sehingga perencanaan SDM harus memiliki langkah taktis yang ampuh
menjawab tantangan organisasi. Berikut fase sebagai proses prencanaan SDM:
·
Mengentifikasi isu bisnis yang utama
·
Menentukan implikasi SDM
·
Mengembangkan tujuan dan sasaran SDM
·
Merancang dan melaksanakan kebijakan, program, serta praktik SDM
·
Mengevaluasi, merevisi, dan memfokuskan kembali
G.
Tantangan dan
Hambatan Implementasi Perencanaan SDM
Semakin besar suatu organisasi akan semakin kompleks permasalahan perencanaan SDM yang
akan dihadapi. Untuk itu, dibutuhkan koordinasi yang kuat antara lini
organisasi untuk memberikan masukan yang komprehentiff tentang berbagai program
kerja dan agenda yang akan dilakukan oleh organisasi sehingga perkiraan
kebutuhan SDM terjawab dengan baik. Oleh sebab itu, terdapat berbagai tantangan
dan hambatan dalam perencanaan SDM. Tantangan dan hambatan antara lain:
·
Tujuan yang kurang focus, penetapan tujuan yang jelas dan terukur menjadi
masalah utama yang akan dihadapi dalam melakukan perencanaan SDM. tujuan yang
dikemukakan secara kualitatif seperti pencapaian laba sebesar-besarnya akan
membuat kebingungan diantara semua anggota organisasi karena tidak memiliki
target yang pasti.
·
Faktor lingkungan, perubahan factor lingkungan yang sangat cepat dan
kompleks dewasa ini berakibat pada perencanaan SDM yang semakin sulit.
·
Dukungan terhadap strategi organisasi, penyusunan berbagai strartegi
perencanaan SDM untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis merupakan tantangan
mengingat:
ü Manajemen puncak tidak
selalu mampu mengucapkan secara jernih tentang apa strategi bisnis perusahaan,
ü Kemungkinan ketidak
pastian atau ketidak setujuan mengenai berbagai kebijakan strategi SDM yang
harus dilakukan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis. Dengan kata lain,
tidak pernah terlihat bagaimana strategi SDM bakal memberikan andil bagi
pencapaian tujuan organisasi,
ü Berbagai perusahaan
besar kemungkinan besar memiliki variasi strategi bisnis. Idealnya, setiap unit
hendaknya mampu memformulasikan strategi perencanaan SDM yang selaras dengan
strategi bisnis.
·
Persaingan yang semakin ketat, dalam dunia bisnis barang dan jasa
terdapat persaingan yang sangat tinggi. Kondisi seperti ni tentunya dapat
menjadi hambatan dalam perencanaan SDM.
·
Kecendrungan organisasi untuk bertahan, beberapa manager mencurahkan
sebagian besar perhatian mereka pada masalah-masalah yang mendesak untuk
diselesaikan. Kondisi seperti ini membuat para manager tidak mempunyai waktu
untuk memfokuskan diri pada pengembangan strategi jangka panjang dan masuk pada
lingkaran rutinitas dapat bertahan dalam persaingan.
·
Komitmen yang kurang, banyak program SDM mengalami kegagalan. Hal ini
disebabkan oleh manager lini tida dilibatkan dalam perencanaan.
·
Peramalan yang kurang baik, peramalan akan situasi kedepan menjai
hambatan dan tantangan tersendiri. Kesalahan prediksi situasi kedepan yang
menjadi dasar perencanaan SDM pasti akan mengahasilkan kegagalan dalam
pencapaian tujuan organisasi.
·
Konflik internal organasasi, konflik yang terjadi dalam internal
organisasi tentunya akan menjadi penghambat dari perencanaan SDM. Perencanaan
SDM yang baik tentunya melibatkan berbagai elemen yang hadir didalam
organisasi, hal ini tidak akan maksimal jika terjadi konflik dalam internal
organisasi.
H.
Evaluasi Perencanaan
SDM
Salah satu tujuan dalam mengevaluasi perencanaan SDM adalah termasuk
untuk menganalisis pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh pekerja yang
bersangktan. Dengan tujuan ini agar pekerjaan yang dilaksanakan menjadi terukur
dan terkejakan secara sistematis
Sehingga perlu bagi kita megetahui apa poin yang menjadi pertanyaan dalam
analisis pekerjaan. Tujuan analisis pekerjaan adalah memberikan jawabanatas
enam pertanyaan penting .
·
Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan karyawan?
·
Kapan pekerjaan tersebut diselsesaikan?
·
Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan?
·
Bagaiamana karyawan melaksanakan pekerjaanya?
·
Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekrjaan tersebut?
Dalam melakukan evaluasi SDM maka perlu di terapkan beberapa metode yang
dianggap mampu menjawab evaluasi tersebut. Secara umum ada 4 (empat) bentuk metode
evaluasi tersebut adalah,
·
interview. Interview merupakan pengajuan pertanyaan kepada para karyawan
dari setiap bagian yang menjadi ruang lingkup pekerjaanya untuk diketahui
bagaimana kondisi dan situasi yang terjadi.
·
Observasi. Observasi adalah tinjauan langsung ke lapangan dengan melihat
realita kondisi dilapangan.
·
Penyebaran kuesioner. Penyebaran kuesioneradalah dalam bentuk beberapa
pertanyaan yang diajukandenagn berbagi pilihan jawaban dan selanjutnya diolah
dengan mempergunakan alat bantu analisis statistic seperti SPSS.Lisrel, dan
lain sebagainya
·
Laporan perperiode. Laporan perperiode bisa dalam bentuk catatan harian,
mingguan, bulanan, kwartal, semesteran hingga tahunan. Catatan laporan tersebut
selanjutnya dievaluasi dan di pahami secara sistematis.
referensi:
·
Manajemen Sumber Daya
Manusia, Irham Fahmi, Alfabeta 2016
·
Manajemen Sumber Daya
Manusia, Prof. Dr. Lijan Poltak S, Bumi Aksara 2016
·
Perencanaan &
Pengembangan SDM, Donni Juni Priansa, Alfabeta, 2014
Tidak ada komentar:
Posting Komentar